Theoretische Wissensvermittlung, archivfachliche Wissensauffrischung werden in den Modulen mit einer für die Teilnehmer neuartigen Laborsituation kombiniert. Dazu steht die technologisch sehr moderne, aber auch kostenintensive IT-Infrastruktur der Hochschulen bereit, über die die meisten Kommunen nicht verfügen können.
Hinzu kommen digitale Anwendungsverfahren und Softwareentwicklungen der Hochschulen, die der Marktverbreitung meist um mehrere Jahre voraus sind und hier ebenfalls vorgestellt und getestet werden können.
Gerade im Archivwesen wurden bisher alle Informationen auf physischen Datenträgern, zumeist auf Papier, gespeichert. Derzeit gibt es die verschiedensten Mischformen der Speicherung, die mittelfristig wohl alle auf virtuelle Informationen in Computernetzwerken hinauslaufen werden. Auch die Archive stehen deswegen vor der Frage, inwieweit zukünftig solche ausschließlich digitalen und oft automatisch laufenden Systeme das traditionelle Berufsbild verändern werden.
Im archivtheoretischen Bereich offenbart die klassische Aktenkunde mit ihrer papierbezogenen Systematik schon eine Diskrepanz zu den elektronischen Arbeitsverfahren der Verwaltung. Die Abbildung behördlicher Hierarchien in neuen Rollen- und Rechtemodellen in elektronischen Systemen verdrängt allmählich die bisher klassischen Verfahren des behördeninternen Postweges: von Verteilstelle über Sekretariate bis hin zur Ablage.
Neue Speicherverfahren der digitalen Langzeitarchivierung stellen das Archivwesen vor Herausforderungen; die dazu bereits entwickelten theoretischen Modelle lassen sich nur bedingt auf die aktuelle Arbeitspraxis und den Erfahrungshorizont der Archivare übertragen. Schließlich stellt sich am Ende des Weges die Frage nach der gesellschaftlich notwendigen Gedächtnisfunktion der Archive – und der sicheren Speicherung ausschließlich elektronischer Dokumente.
Diese Themen wurden in den bisherigen Veranstaltungen immer wieder behandelt und zeigten einen hohen Informationsbedarf. In der Regel finden die vier Workshops im Mai/Juni bzw. im November/Dezember in einem etwa vierwöchigen Zeitabstand statt.
Damit soll das neue erlernte Wissen verarbeitet und adaptiert werden können und zugleich wird der nachfolgende Workshop durch eine kurze Vertiefungsrunde zu den letzten Themen eingeleitet, um neu aufgekommene Fragen gemeinsam bearbeiten zu können. Der Ablauf der Weiterbildungsveranstaltungen gliedert sich in eine zumeist anderthalbstündige Vormittagssektion mit einem theoretischen oder zwei praktischen Vorträgen und eine gut zweistündige Nachmittagssektion, die auch die Möglichkeit zur Arbeit in parallelen Kleingruppen bietet.