Kooperationsvertrag
Am Anfang steht ein Kooperationsvertrag zwischen dem jeweiligen
Archivträger {Hochschule. Kommune etc.} und der Universität Leipzig. Mit dem bilateralen Vertrag werden die juristischen und finanziellen Verhältnisse im mitteldeutschen Netzwerk geregelt. Das jeweilige Archiv beginnt damit eine wissenschaftliche Kooperation mit der Universität Leipzig.
Der Vertrag kann nach drei Jahren gekündigt werden, andernfalls läuft er automatisch nach fünf Jahren aus. Die anfallenden Kosten gelten als als .nicht umsatzsteuerbare Beistandsleistung“ und sind damit frei von der Mehrwertsteuer. Jeder Kooperationspartner behält das ausschließliche und volle Verfügungs- und Verwertungsrecht über sein Archiv und das darin enthaltene Archivgut. Gemeinsam entwickelte Ideen in digitalen Projekten gehören den beteiligten Partnern zu gleichen Teilen.
Selbstverwaltung
Die beteiligten Archive organisieren das archivfachtiche Netzwerk
untereinander durch eine lockere Struktur. Die juristische Form dafür ist ein nicht eingetragenerVerein (ohne gemeinnützige Anerkennung beim Finanzamt, ohne Registrierung beim Amtsgericht). Über diesen Verein fließen keine Gelder, über diesen Verein werden keine Vermögenswerte verwaltet, über diesen Verein werden keine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet – der Verein koordiniert lediglich die wissenschaftlichen bzw. archivfachlichen Aktivitäten aller Mitglieder. Mitglied in dem Verein können nur Archive als juristische Personen sein, die in einem Kooperationsverhältnis mit der Universität Leipzig stehen. Jedes Vereinsmitglied hat eine Stimme im Verein.